Praxisplanung: Praxisorganisation im Fokus

„Natürlich müsste noch einiges geändert werden. Aber ich habe da ein erfahrenes Team für Praxisplanung und Praxisorganisation an der Hand, das ich Ihnen gern an die Seite stellen würde. Vorausgesetzt natürlich, Sie übernehmen die Praxis überhaupt.“ Praxisberater Stefan Weber schaut seine junge Klientin forschend an.

Dr. Thea Sievers atmet tief durch und geht noch einmal gedanklich alle Punkte durch. Die Lage ist top und die Bilanz ausbaufähig. Von Praxismarketing fehlte allerdings jede Spur. Und modernisiert wurde in den letzten Jahren anscheinend auch nichts mehr. Aber vielleicht würde es für den Anfang einfacher werden, als selbst eine Arztpraxis neu zu gründen.

Thea gibt sich einen Ruck und antwortet schließlich: „Die Praxis ist auf alle Fälle sehr interessant. Aber können wir uns bitte noch einmal zusammensetzen und überlegen, was bezüglich der Praxisplanung alles zu beachten ist? Ich bin mir nicht sicher, ob eine Praxisgründung nicht doch die bessere Alternative wäre.“

Der Schritt in die Selbständigkeit als Arzt

Der Schritt in die Selbständigkeit sollte immer gut vorbereitet werden. Und als Arzt besonders. Denn je nach Fachrichtung ist sie mit einem erheblichen wirtschaftlichen Risiko verbunden. Und gerade deshalb ist eine solide Praxisplanung bzw. Praxisorganisation besonders wichtig. Und zwar egal ob Sie eine bestehende Praxis kaufen oder eine neue gründen.

Praxisplanung beachtet einerseits die optimale räumliche Gestaltung und Aufteilung mit z. B. zweckmäßigen Laufwegen für Sie und Ihr Personal. Aber auch die Farbauswahl und das Interieur für ein angenehmes Ambiente für Ihre Patienten.

Außerdem gehören auch die organisatorischen Aufgaben des Praxismanagements zum Erreichen Ihrer wirtschaftlichen Ziele dazu. Beispielsweise die Ablauforganisation einer Arztpraxis mit optimierter Terminplanung, einem benutzerfreundlichem Bestellsystem und einem funktionalen Dienstplan.

Es gilt also Design und Funktionalität miteinander zu verbinden. Einen Überblick über die wichtigsten Faktoren von Praxisplanung / Praxisorganisation, die den wirtschaftlichen Erfolg einer Praxis direkt beeinflussen, finden Sie nachfolgend.

Was ist bei der Praxisorganisation wichtig?

In einer Arztpraxis gibt es weit mehr als die Terminplanung für Patienten zu organisieren. Grundsätzlich regelt eine umfassende Praxisorganisation alle Arbeitsabläufe und Maßnahmen, die eine erfolgreiche Arztpraxis ausmachen. Damit ist Praxisorganisation, wenn man es genau nimmt, ein Unterpunkt der Praxisplanung.

Wichtig für das gesamte Team ist dabei vor allem festzulegen, wer für was zuständig ist und welche Befugnisse hat. So lassen sich Missverständnisse von vornherein ausschließen.

Also dürfen beispielsweise alle Mitarbeiter die Terminvergabe in der Arztpraxis übernehmen? Oder gibt es einen bestimmten Mitarbeiter, der die Zeiten und Arbeitsabläufe besser einschätzen kann? Soll ein festgelegter Mitarbeiter Zugang zu den Bestellsystemen erhalten und Materialien nachbestellen? Und wer organisiert die Dienstplanung und, ebenso wichtig, die Urlaubsplanung in der Arztpraxis?

Klare Strukturen und Hierarchien sind bei der Praxisorganisation besonders hilfreich. Je nach Aufbau und / oder Größe der Praxis fällt die Praxisorganisation in das Aufgabengebiet eines extra Praxismanagers.

„Also wegen der Umstrukturierung der Praxis würde ich mir keine zu großen Gedanken machen“, sagt Berater Stefan Weber gerade zu Thea, um deren Bedenken zu zerstreuen. „Zuerst würde ich die Modernisierungsmaßnahmen, optimierte Praxisplanung und Praxisorganisation mit einem externen Partner entwickeln. Und dann deren Umsetzung mithilfe eines Praxismanagers angehen.“

Und das ist sicher ein guter Rat. Ein externer Berater kann vorab alles mit Ihnen abklären, ohne Unruhe in das Team zu bringen. Ihr persönlicher Praxismanager wird dann mit allen relevanten Aufgaben aus der Praxisplanung betraut. Praxismanager wird man übrigens durch eine Fortbildung. Ziele der Ablauforganisation einer Arztpraxis wie Terminmanagement oder auch Kenntnisse in Praxismarketing werden dort vermittelt. Ein Praxismanager muss nicht immer fest angestellt sein. Es können auch externe Praxismanager hinzugezogen werden.

Welche Ziele hat Ablauforganisation?

Zur Praxisplanung gehört auch die als Prozessmanagement oder Work-flow-Management bezeichnete Ablauforganisation. Diese hat u. a. folgende Aufgaben und Ziele:

• Standardisierung komplexer Aufgaben der Praxisplanung / Praxisorganisation
• Optimierung der Auslastung
• Verringerung von Durchlauf-, Warte- oder Leerzeiten
• verbesserte Arbeitsbedingungen durch eine effektive Raumordnung

Auf die Organisation Ihrer Arztpraxis übertragen bedeutet das beispielsweise eine effektive räumliche Anordnung von Untersuchungsplatz und Geräten mit möglichst kurzen Laufwegen. Außerdem jeweils vorbereitete Materialien sowie eine klare Zuordnung der Aufgaben innerhalb des Teams.

Sie denken, das sei selbstverständlich und würde sich von allein ergeben? Weit gefehlt! Falls Sie bereits in eigener Praxis niedergelassen sind, lassen Sie Ihre Praxis doch einfach einmal überprüfen. Regelmäßige Effizienz-Checks sind nicht nur aus betriebswirtschaftlicher Sicht lohnenswert. Wir stellen gerne für Sie unverbindlich Kontakt zu einem entsprechenden Dienstleister her: Schreiben Sie uns, was Ihnen wichtig ist! Sie werden sich wundern, welches Potenzial beim (Um-)Planen auch in Ihrer Praxis zutage tritt.

Übrigens: Besonders „just in time“ eingeplante Patienten sprechen für eine erfahrene Praxisorganisation.

Wie gestaltet man eine Terminplanung in Arztpraxen?

Es gibt diverse Termin- und Sprechstundensysteme, um die Terminplanung in Arztpraxen zu gestalten. Für eine ökonomische Praxisplanung kommt es jedoch vor allem auf ein abgestimmtes Zeitmanagement in der Arztpraxis an.

Die „just in time“-Terminplanung berücksichtigt für alle Praxisabläufe den benötigten zeitlichen Aufwand. Auch der individuelle Schwerpunkt der Arztpraxis sowie die persönliche Arbeitsweise des Behandlers und seines Praxisteams beeinflussen eine gute Terminplanung.

Eine regelmäßige Prüfung der kompletten Ablauforganisation wiederum zeigt Optimierungsmöglichkeiten auf. Sie merken schon, wie alles ineinandergreift und miteinander zusammenhängt, oder?

Ihre Patienten bekommen von all dem jedoch idealerweise gar nichts mit. Die begeistern Sie durch Ihre perfekte Praxisorganisation. Also nahezu keine Wartezeiten und der Möglichkeit ihre Termine in einem 24/7 Online-Terminkalender zu vereinbaren.

Praxisplanung: Welches Bestellsystem braucht eine Praxis?

Nur noch wenige Praxen bieten eine offene Sprechstunde an, in die Patienten einfach unangemeldet kommen können. Die Bestellpraxis, also nur mit Termin, ist die Regel. Für die Praxisplanung benötigen sie also ein Bestellsystem.

Neben der Basisfunktion, der Terminierung ihrer Patienten, bieten moderne Systeme diverse Erweiterungen an. Dabei ist die sogenannte Recall-Funktion bereits meist inkludiert. Je nach Anbieter des Praxis-Bestellsystems können Sie aber Softwarebausteine beispielsweise für Patientenverwaltung, Rechnungsmanagement oder auch Materialverwaltung dazu nehmen.

Obligatorisch sollte zumindest die Möglichkeit der Online-Terminvereinbarung für Ihre Patienten sein. Deshalb ist es besonders wichtig, dass Ihr Bestellsystem mit Ihrer Homepage korrespondiert. Ebenso muss sich der Praxisdienstplan in das Bestellsystem integrieren lassen. Nur so ist ein Reibungsloser Arbeitsablauf möglich.

Warum ist ein Dienstplan in der Artpraxis wichtig?

Der Dienstplan der Arztpraxis ist ein wesentlicher Teil guter Praxisplanung und Praxisorganisation. In ihm wird alles Vorhersehbare eingetragen wie z. B. Urlaub oder Fortbildung. Je nach Personalressource werden dann entsprechende Termine freigegeben.

Der Dienstplan für die Arztpraxis sollte an zentraler Stelle erstellt werden, aber für alle Mitarbeiter einsehbar sein. Etwa durch einen Aushang, in dem u. a. die Urlaubsplanung vermerkt ist. Aber nicht nur die Einteilung der Mitarbeiter, auch die Planung der Raumressourcen werden im Dienstplan berücksichtigt.

Doch leider ist nicht immer alles planbar. Ein vorher mit allen Mitarbeitern durchgesprochenen Ablaufplan für den Notfall (Krankheit oder Unfall eines Mitarbeiters) gehört deshalb auch zu einem effektiven Dienstplan.

Wo liegt der Erfolg bei Praxismanagement?

Oft werden die Begriffe Praxismanagement und Praxisorganisation gleichbedeutend genutzt. Manchmal auch eins dem anderen wechselseitig untergeordnet. So oder so sind beide jedenfalls nicht voneinander zu trennen und ebenfalls Teil der Praxisplanung.

Meist übernimmt das Praxismanagement eine medizinische Fachangestellte oder zahnmedizinische Fachangestellte aus dem Team, die für diese Aufgabe zusätzlich ausgebildet wird. Und in den vielfältigen Aufgaben der Praxismanagerin liegt auch das Erfolgspotenzial. Sie ist für alle Teammitglieder der Praxis erste Ansprechpartnerin und vermittelt zwischen den hierarchischen Ebenen.

Während alle anderen Mitarbeiter also vor allem für spezielle Bereiche verantwortlich sind, behält die Praxismanagerin den Überblick über die gesamte Praxisplanung und Praxisorganisation. Dieses ganzheitliche Arbeiten gewährt allen Fachbereichen einen reibungslosen Arbeitsablauf. Und falls doch einmal etwas unrund läuft, ist die Fehlerquelle meist schnell ausgemacht.

Unsere junge Ärztin Thea ist immer noch unentschlossen. „Was kostet denn so eine Fortbildung zum Praxismanager? Und wem vom vorhandenen Team würden denn Sie so eine verantwortungsvolle Aufgabe zutrauen?“, fragt sie ihren Praxisberater. Schließlich kennt der das Praxisteam aktuell besser als sie und hat offensichtlich gute Verbindungen in die Branche.

„Die Kosten hängen natürlich damit zusammen, wie viele Bausteine aus dem gesamten Praxismanagement man wählt. Aber ich kann Ihnen versichern, diese Investition ist jeden Cent wert. Wenn Sie dann optimale Arbeitsbedingungen haben, haben sie die Kosten schnell wieder raus.“

„Gut,“ stimmt Thea ein, „dann lassen Sie uns mal durchgehen, welche Aufgaben meine künftige Praxismanagerin übernehmen könnte.“

Welche Praxismanagement-Aufgaben gibt es?

Der Arzt, der in seiner Praxisplanung die Position des Praxismanagers gleich von vornherein berücksichtigt, ist sicher schneller wieder am Behandeln als andere. Denn es fallen mehr Aufgaben in den Bereich des Praxismanagements, als Sie auf den ersten Blick vermuten.

Beispielsweise die komplette Praxisorganisation wie:

• Personalmanagement / Mitarbeitereinsatzplanung
• Patientenmanagement
• Kassen- / Privatabrechnung
• Qualitätsmanagement

Aber er unterstützt Sie auch bei der ärztlichen Beratung Ihrer Patienten oder bei Anweisungen an Ihre Mitarbeiter. Einfach in Allem, was zur Optimierung Ihrer Arztpraxis beiträgt. Dabei muss der Praxismanager nicht alles selbst erledigen, man könnte die Position als eine Art Controlling in der Praxis bezeichnen.

Der Job innerhalb der Praxis ist durchaus begehrt und kann nach einer Fortbildung übernommen werden. Aber Achtung: Während Unterorganisation zu Chaos führt, endet Überorganisation in Erstarrung und Bürokratie!

Praxisplanung: Wie finde ich Mitarbeiter für das Praxismanagement?

Jobs im Praxismanagement sind zwar einerseits gefragt, können aber andererseits nicht von jedem Mitarbeiter in der Arztpraxis übernommen werden. Es sind sowohl hohe kommunikative als auch organisatorische Kompetenzen nötig. Eine vorherige medizinische Ausbildung ist nicht Voraussetzung.

Allerdings braucht man im Praxismanagement umfassende Kenntnis aller Arbeitsbereiche und -abläufe der Praxisplanung und Praxisorganisation. Deshalb übernimmt i. d. R. eine medizinische / zahnmedizinische Fachangestellte diesen Job.

Geeignete Bewerber finden Ärzte bspw. in der Stellenbörse der Kassenärztlichen Vereinigung. Allerdings sind nicht nur die Jobs begehrt, sondern gute Praxismanager schwierig zu finden. Deshalb lassen immer mehr Ärzte ein bestehendes Teammitglied zum künftigen Praxismanager aus- bzw. fortbilden.

Wie beeinflusst gezielte Praxisberatung die Erfolgschancen?

Sie möchten eine Praxis übernehmen oder neu gründen? Oder möchten Sie Ihre Praxis in verantwortungsvolle Hände übergeben? Dann vereinbaren Sie am besten gleich online hier einen Termin. Denn in beiden Fällen empfiehlt es sich eine Praxisberatung hinzuzuziehen.

Praxisberater sind echte Branchenkenner mit wertvollen Kontakten zu Ärzten, Kassenärztlichen Vereinigungen aber auch Kreditinstituten, Gutachter und Sachverständige. Denn ein guter Deal ist nur der, bei dem alle Beteiligten zufrieden sind.

Beispiel Praxisbewertung: Als Faustformel zum Berechnen des Praxiswerts hat sich die modifizierte Ertragswert-Methode etabliert. Dabei werden materielle und immaterielle Praxiswerte berücksichtigt.

Für die Übernahme / Abgabe klärt Ihr Praxisberater für Sie alle relevanten Details ab und sorgt für eine termingetreue, passgenaue Übergabe.

Wozu braucht man Praxismarketing für die Praxisplanung?

Wie wählen Sie ein Produkt oder einen Dienstleister aus? Wahrscheinlich geben Sie im Internet bei einer Suchmaschine ein paar Stichworte ein und schauen sich dann verschieden Homepages an. Und was denken Sie, wie Patienten ihren neuen Arzt auswählen? Genauso! Deshalb ist ein stimmiges Praxismarketing besonders wichtig.

Auch Praxismarketing ist Teil der Praxisplanung, aber mit der reinen Internetpräsenz ist es noch nicht getan.

Spezialisierte Berater wissen genau wie beispielsweise das Arzt-Logo gestaltet sein sollte oder welches Webdesign Patienten bei einer Ärzte-Homepage anspricht. Und vor allem wissen sie, wie Ihre Homepage aufgebaut sein muss, damit Patienten genau Sie in den Weiten des Internets finden.

Über die Kassenärztliche Bundesvereinigung können Sie weitere Tipps für erfolgreiches Praxismarketing einsehen.

Was darf bei einer Praxisgründung / Praxisübernahme nicht fehlen?

Ganz einfach: Eine fundierte Planung. Bei Praxisgründung oder auch Praxisübernahme brauchen Sie entweder eine komplett neue Praxisplanung oder werden zumindest die vorhandene Praxisorganisation an Ihre persönlichen Ansprüche anpassen.

Vorab sind drei Faktoren zu klären:

1. Angebot und Nachfrage: Praxisübernahme oder Praxisgründung? Je nach Gebiet (gesperrt / offen) haben Sie eventuell nur eine Option.
2. Kosten: Wieviel können / wollen Sie sofort investieren? Eine bereits florierende Praxis hat ihren entsprechend höheren Preis.
3. Persönliche Vorliebe: Entscheiden Sie lieber alles allein genau nach Ihren Wünschen? Oder fühlen Sie sich mit einem geteilten wirtschaftlichen Risiko wohler? Je nachdem ist eine Einzelpraxis oder Praxisgemeinschaft für Sie die bessere Wahl.

Dann geht es an die Details. Am besten Sie machen Sich eine Checkliste, die beispielsweise folgendermaßen aussehen könnte:

Spätestens wenn es konkret um den Kaufvertrag und die Finanzierung geht, sollten Sie sich überlegen einen Fachanwalt für Medizinrecht bzw. Fachberater für Praxisfinanzierung hinzuzuziehen. Diese Verträge sind endgültig bzw. sehr langfristig und müssen daher besonders gründlich überprüft und auf Ihre jeweiligen Bedürfnisse abgestimmt werden.

Wie sollte eine Arztpraxis gegründet werden?

Vor allem sollten Sie nur mit einer soliden Praxisplanung eine Arztpraxis gründen. Die Voraussetzung eine Praxis zu eröffnen, haben Sie mit Erlangen der Approbation bereits erfüllt. Doch nun heißt es einen Businessplan für die künftige Arztpraxis zu erstellen.

In diesem Geschäftsplan stellen Sie Ihre voraussichtlich anfallenden Investitionen und laufenden Kosten den erwarteten Einnahmen gegenüber. Also beispielsweise Anschaffung von Mobiliar und Geräten oder Personal und Mietausgaben einerseits. Und andererseits stellen Sie Ihr Leistungsangebot dar und durch welche (Marketing-)Maßnahmen Patienten darauf aufmerksam gemacht werden sollen.

Den Businessplan benötigen Sie etwa, um einen Kredit für die Praxisgründung zu erhalten. Oder wenn Sie spezielle Förderungen für die Existenzgründung Ihrer Arztpraxis beantragen. Und außerdem, um Ihre Ziele im Auge zu behalten.

Was kostet eine Praxisübernahme?

Die Kosten für eine Praxisübernahme richtet sich nach zwei Punkten. Den materiellen Werten, wie dem Praxisinventar und den immateriellen Werten, die sich aus betriebswirtschaftlichen Kennzahlen zusammensetzen. Außerdem kommen meist noch Angebot / Nachfrage sowie Lage oder Anzahl der Patienten hinzu.

Aktuell liegen die Kosten für eine Praxis für Allgemeinmedizin je nach Lage im unteren sechsstelligen Bereich. Übernehmen Sie eine Praxis mit hochwertigen Geräten und / oder exklusiver Lage liegt der Preis entsprechend höher.

Die höhere Anfangsinvestition resultiert also aus dem geringen wirtschaftlichen Risiko bei einer bereits renommierten Praxis mit bewährter Praxisplanung. Und die Praxisorganisation wird im Idealfall auch erst einmal übernommen.

Praxisplanung: Wann macht ein Praxiskauf Sinn?

Erinnern Sie sich noch an die junge Ärztin Thea? Nach eingehender Beratung mit ihrem Praxisberater hat sie sich entschieden. Sie wird die Praxis kaufen. Die Lage ist einfach zu gut und sie kann die Kassenzulassung übernehmen, hier in der Stadt im gesperrten Gebiet ein unschätzbarer Vorteil.

Gerade in Ballungsgebieten mit hoher Praxisdichte werden keine zusätzlichen Kassenzulassungen vergeben. Möchten Sie auch gesetzlich versicherte Patienten behandeln, haben Sie gar keine andere Wahl, als eine Praxis mit Kassensitz zu übernehmen.

Außerdem kann auf eine vorhandene Praxisorganisation mit eingespieltem Personal und etablierten Patientenstamm aufgebaut werden. Das minimiert das Anfangsrisiko.

Ärztin Thea freut sich jedenfalls schon auf Ihre Praxis und formuliert im Geiste bereits das Info-Anschreiben an die Patienten über die bevorstehende Arztpraxis-Neueröffnung.

Einen extra Beitrag zu Praxisübernahme und Praxisgründung finden Sie bei praktischArzt.

Bildquellen zum Ratgeber „Praxisplanung“

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