Praxisberatung & Praxismanagement auf mediorbis

Praxismanagement als Herz der Praxisberatung

  • effiziente Unterstützung durch versierte Praxisberater erhalten
  • jetzt Praxisabläufe organisieren und Praxismarketing optimieren
  • Praxisberatung und Praxismanagement strategisch einsetzen

Praxisberatung & Praxismanagement – was genau fällt eigentlich unter diese Begriffe? Tatsächlich gibt es verschiedene Möglichkeiten für die Umsetzung von Praxismanagement.

Fundamental

  • Die Praxisberatung verfolgt einen holistischen Ansatz, wodurch jeder Bereich der Praxis auf Schwachstellen untersucht wird.
  • Das externe Praxismanagement richtet einen Blick von Außen auf Ihre Praxis und optimiert lückenhafte und fehlerhafte Bereiche.
  • Praxisberater verfügen i. d. R. über ein Expertennetzwerk und können bei spezifischen Anforderungen Expertise vermitteln.

Was bedeutet Praxisstrategie?

Was bedeutet Praxisstrategie
Was bedeutet Praxisstrategie

Was für jeden Wanderer gilt, ist auch für den unternehmerischen Praxisinhaber von höchster Priorität: Nur wer das Ziel kennt, kann auch am Ziel ankommen. Übertragen auf das Praxismanagement bedeutet dies, dass man einen Plan haben muss.

Eine individuelle Praxisplanung zeigt dem (Zahn-)Arzt im ersten Schritt, wie der Status quo seiner Praxis ist. Dazu werden ein solider Finanzplan und ein Konzept mit klar definierten Zielen aufgestellt. Mit welchen Alleinstellungsmerkmalen positioniere ich mich am besten, um meine Wunschpatienten zu bekommen?

EXPERTENTEAM PRAXISBERATUNG

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FOKUSTHEMEN IN DER PRAXISBERATUNG

praxisberatung und praxismanagement-privat- und kv-abrechnung
Privat- und KV-Abrechnung

Ein Praxisberater unterstützt Sie direkt und indirekt dabei, Ihre Gewinnspanne zu verbessern. Mit am wichtigsten ist dabei die Abrechnungsoptimierung. Und die sollte nicht erst erfolgen, wenn die Praxisfinanzen bereits in Schieflage geraten sind und eine Praxissanierung erforderlich ist. Tatsächlich verschenken deutsche Ärzte und Zahnärzte pro Quartal im Schnitt potenzielle Honorarbeträge in Höhe von mehreren tausend Euro.

Die erste Voraussetzung für eine optimale Abrechnung ist organisatorischer Natur und betrifft die Dokumentation aller Behandlungen und sonstiger ärztlicher Leistungen. Denn nur was dokumentiert wurde, kann auch abgerechnet werden. Um zu wissen, was wie schriftlich festgehalten muss in Hinblick auf die Abrechnung, ist Kenntnis um alle infrage kommenden Gebührenpositionen gemäß EBM (Einheitlicher Bewertungsmaßstab) und GOÄ (Gebührenordnung für Ärzte) erforderlich. Auch ein zuverlässiges Mahnwesen ist vonnöten, um vor Honorarverlusten zu schützen.

Ein erfahrener Praxisberater kennt die passenden Tricks und Tipps, um Ihnen zu einem reibungsloses Abrechnungssystem zu verhelfen.

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Ressourcenplanung und Zeitmanagement

Um die Arzt- und Zahnarztpraxis bestmöglich organisieren zu können, sollten die vorhandenen finanziellen und personellen Ressourcen ermittelt und genutzt werden. Erfahrungsgemäß werden in deutschen Arztpraxen nur durchschnittlich nicht mal 60 Prozent der Instrumente, Verfahren und Regelungen eingesetzt, die für eine optimal funktionierende Praxisorganisation notwendig wären. Ein Praxisberater bzw. Praxismanager kann Sie u. a. bei folgenden Maßnahmen helfen:

  • Erstellung einer Behandlungszeit-Analyse
  • Erstellung einer Patientenfrequenz-Analyse
  • Identifizierung und Eliminierung unnötiger Zeitfresser
  • Priorisierung nach Wichtigkeit und Dringlichkeit
  • und so weiter

Die Optimierung des Selbst- bzw. Zeitmanagements rundet das Praxismanagement und seine Aufgaben ab. Schauen Sie sich doch einfach mal im mediorbis Berater-Verzeichnis um. Die erfahrenen Ärzteberater bringen jede Menge Expertise rund um die Verbesserung der Praxisorganisation mit. Standardisierte Abläufe steigern nicht nur die Effizienz, sondern erleichtern auch die Zusammenarbeit.

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Recruiting und Personalführung

Bevor die Patientenkommunikation- und -behandlung genauer unter die Lupe genommen werden, wird beim Praxismanagement ein Blick auf das Personal, insbesondere auf die Mitarbeiterführung geworfen. Unter welchen Gesichtspunkten erfolgt die Einstellung neuer Helfer? Und findet der Arbeitgeber stets den richtigen Ton im Umgang mit seinem Personal?

Oft ist der Blick von außen besonders hilfreich, um das Personalmanagement innerhalb einer Praxis zu hinterfragen und entsprechend anzupassen. Personalmanagement bedeutet, die Mitarbeiter den Praxiszielen entsprechend auszuwählen, einzusetzen und zu fördern. Zu der strategischen und nachhaltigen Personalplanung eines Praxismanagers gehört dabei ggf. auch das Recruiting geeigneter neuer Mitarbeiter.

Klar gesetzte Ziele sind dafür die Voraussetzung und grundsätzlich wichtig für eine „gesunde“ Personalführung. Denn wenn Sie nicht wissen, wohin Sie mit Ihrer Praxis wollen, können Sie dem Praxispersonal auch nicht vermitteln, in welche Richtung es gehen soll. Ein Praxisberater unterstützt Sie dabei, Ziele zu definieren, Aufgaben zu delegieren und Ihre Mitarbeiter dabei zu führen, zu motivieren und zu entwickeln. Nur dann können sie als Multiplikatoren für die Kommunikation der Betriebsaufgaben dienen.

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Marketing und Patientenkommunikation

Die richtige Patientenkommunikation ist erlernbar und der Schlüssel, um Vertrauen aufzubauen. Wichtig zu wissen: In der Patientenkommunikation und beim Marketing sollte Ihre Praxis eine Linie fahren. Denn Online-Maßnahmen und Offline-Maßnahmen greifen beim Praxismarketing idealerweise nahtlos ineinander. Das gilt für Praxis-Flyer, die Praxis-Website, Social-Media-Marketing etc. – Stichwort Content Marketing.

Als echter Allrounder verfügt ein erfahrener Praxisberater auch über jede Menge branchenspezifisches Marketing-Know-how. Lassen Sie sich von ihm bzw. seinem Netzwerk dabei unterstützen, eine Marketing-Strategie für Ihre Praxis zu entwickeln und Ihre Botschaft über alle Kanäle hinweg aufeinander abgestimmt zu verbreiten. Welche Marketingmaßnahmen sind für Ihre Praxis geeignet? Sollen Werbungen geschaltet werden? Und wer bedient wie oft die bekannten Social-Media-Kanäle?

Wenn Sie mehr über digitale Patientenakquise erfahren möchten, lohnt sich übrigens ein Blick in den mediorbis-Bereich für Praxismarketing. Sie können bei Praxismanagern auch spezielle Trainings buchen, die gezielt auf die bedarfsorientierte Gesprächsführung mit Patienten hin schulen.

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Praxisorganisation und -optimierung

Nicht nur Medizinische Versorgungszentren, sondern Arztpraxen jeder Größe profitieren von der effizienten Unterstützung durch einen versierten Praxisberater. Er unterstützt Sie u. a. dabei, Praxisabläufe zu organisieren zu optimieren. Auch als externer Praxismanager lässt sich der Praxisberater strategisch einsetzen. Um die Praxis in ihren Abläufen optimieren zu können, gehört sie auf den Prüfstand. Das heißt, dass der Praxisablauf der Patienten durchgespielt wird. So können die einzelnen Arbeitsabläufe am besten verbessert werden.

Als Ratgeber und Umsetzer widmet sich der Praxisberater in enger Abstimmung mit Ihnen als Arzt der Organisationsverbesserung bei Arbeitsabläufen, Terminmanagement, Informationsmanagement, Patientenservice etc. Zusätzlich beschäftigt er sich zur Kostenoptimierung mit der Betriebsorganisation in Bereichen wie der Lagerhaltung und hilft bei der Realisierung geeigneter Controlling-Maßnahmen.

Schauen Sie sich doch einfach mal im mediorbis Berater-Verzeichnis um. Denn der richtige Partner mehr, bedeutet eine Sorge weniger.

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mediorbis hat den Webauftritt unserer 4 Praxen umgesetzt.
Das Entwicklerteam war durchweg professionell.
Die Positionierung unserer Webseite bei Google spricht für sich.
Wir sind 100 % zufrieden.

Dr. med. Christopher Wild
Facharzt Innere Medizin - ZIAM Landshut

FAQ

Wie lautet die Definition für Praxismanagement?

Weder findet sich im Internet eine ausdrückliche Praxismanagement-Definition, noch liefert die einschlägige Literatur eine präzise Beschreibung. Aber ganz klar ist Praxismanagement Teil einer umfassenden Praxisberatung und lässt sich so beschreiben: Praxismanagement ist die zielgerichtete, nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten ausgerichtete Organisation eines Praxisbetriebes auf der Grundlage einer individuell erarbeiteten Praxisstrategie. Dieser Praxismanagement-Definition ist zu entnehmen, dass es für den Erfolg einer Arzt- und Zahnarztpraxis demnach in erster Linie auf eine ökonomisch orientierte, gründliche Vorausplanung ankommt.
 
Das Praxismanagement umfasst aber noch viele weitere Aufgaben, welche die Abläufe und Strukturen einer Praxis regeln. Das fängt bei der Praxisplanung für den Arzt und den Zahnarzt an und reicht über die Praxisorganisation bis hin zur Praxisführung, die übrigens auch Einfluss auf eine Praxisbewertung hat. Das Praxismanagement kann von (internen) Praxismanagern oder Beratungsunternehmen übernommen bzw. begleitet werden. Die können auch für geeignete Coachings für Praxispersonal und / oder Arzt bzw. Zahnarzt sorgen.
 
Gut zu wissen: Beim Praxismanagement spielt auch das Praxismarketing eine Rolle – Stichwort Ärzte-Homepage / Zahnarzt-Website und Patientenakquise.was ist praxismanagement©iStock.com/alphaspirit

Was bedeutet Praxismanagement im Rahmen einer Praxisberatung?

Eine exquisite medizinische Expertise besagt noch nicht, dass der Facharzt auch gleichzeitig Experte in den Bereichen BWL, Mitarbeiterführung oder Marketing ist. Dies sind jedoch sowohl bei Gründung als auch für den Fortbestand einer Niederlassung unerlässliche Kompetenzen, die Praxisinhaber für das Personal und den Praxisbetrieb als solches mitbringen müssen. Gemessen am übergroßen Arbeitspensum eines (Zahn-)Arztes ist es daher nicht weiter verwunderlich, wenn es in anderen, ebenfalls wichtigen Bereichen Defizite zu entdecken gibt. Die Frage müsste lauten: Können sich Mediziner neben der Patientenbehandlung überhaupt noch um sämtliche Arbeitsabläufe, Mitarbeiterführung und Abrechnung kümmern? Eher schwerlich. Die dafür nötige Zeit und Muße, um stets den Überblick zu bewahren, können im Arbeitdalltag leicht abhandenkommen.

Eine Praxisberatung ist somit oft rettender Anker für Ärzte und Zahnärzte. Nach der Definition für Praxisberatung umfasst die Arbeit eines Beraters oder Coaches sämtliche Aufgaben, die neben dem Praxismanagement auch die Ursachen der entstandenen Probleme erforscht und versucht, diese zu beheben. Eine mangelnde Organisation oder eine fehlende Struktur in den Abläufen der Praxis sind oft Hauptgründe für solche Missstände. Demzufolge spielt das Praxismanagement sogar die wichtigste, übergeordnete Rolle im Kontext der Praxisberatung.was bedeutet praxismanagement©iStock.com/nortonsrx

Welche Praxismanagement-Ausbildung gibt es?

Die Ausbildung zur Praxismanagerin oder zum Praxismanager ist als zertifizierte Form der Praxismanagement-Weiterbildung möglich. Das bedeutet, dass man bereits als Medizinische Fachangestellte (MFA), Zahnmedizinische Fachangestellte (ZFA) oder als Therapeuting / Therapeut gearbeitet haben muss, zumindest aber dafür ausgebildet sein sollte. Um das Praxismanagement einer Arzt- oder Zahnarztpraxis überprüfen zu können, bedarf es demzufolge einer zusätzlich ausgebildeten Fachkraft, die über viel Erfahrung verfügt.
 
Praxismanagerinnen und Praxismanager können z. B. in größeren ärztlichen und zahnärztlichen Praxen oder Medizinischen Versorgungszentren (MVZ) eingestellt werden. Daneben gibt es auch die Möglichkeit, ein darauf spezialisiertes Beratungsunternehmen zu beauftragen, das zudem den Optimierungsprozess vor Ort begleiten kann.

Wie erwähnt, ist der entsprechend zu belegende Lehrgang an Berufstätige gerichtet. Diese können das Praxismanagement-Studium auch berufsbegleitend belegen, z. B. per Fernstudium, und sich auf diese Art für das Management einer Praxis oder eines (Z)MVZ ausbilden lassen. Eine Vergütung gibt es nicht, da es sich um eine Weiterbildung handelt. Die Kosten fallen recht unterschiedlich aus, sie können durch eine Förderung erstattet werden oder eben vom Arbeitgeber, dem Arzt oder Zahnarzt.

Was für fürden Arzt bzw. den Zahnarzt seine Praxis (für Zahnheilkunde) von Bedeutung sein wird, wenn er zielgerichtet den passenden Partner fürs Praxismanagement sucht: Die angebotenen Lerninhalte sind vielfältig. So kann man sich z. B. in den Bereichen Abrechnung, BWL, Patientenbetreuung oder Arbeitsrecht u. v. m. schulen lassen und sich mit dieser Spezialisierung mit guten Chancen um die Prozessoptimierungen beim Projekt Praxismanagement bewerben.praxismanagement ausbildung©iStock.com/alvarez

Wie beeinflusst die Praxisführung die Praxisbewertung?

Bei der Praxisbewertung geht es meist um folgende Frage: Was ist meine Praxis wert? Diese Berechnung spielt nicht nur beim Praxisverkauf eine Rolle. Sondern auch, wenn die eigene Praxis bei der Umsetzung des Praxismanagements geschätzt und überprüft werden soll. Denn wenn man den Praxiswert berechnen will, kommen alle Praxisbereiche auf den Prüfstand, die den Gesamtwert einer Praxis ausmachen. Demzufolge sollte jeder Arzt und Zahnarzt ein Interesse daran haben zu erfahren, wie hoch der Wert seiner Zahnarztpraxis ist. Denn allein über den ermittelten Wert können sich wichtige Anhaltspunkte für die effektive Umsetzung eines Praxismanagements ergeben.

Der Praxiswert hat für den (Zahn-)Arzt deswegen eine hohe Aussagekraft, da neben dem materiellen Wert, dem Substanzwert, auch der immaterielle Wert der Praxis ermittelt wird, der „Goodwill“. Um eine Praxisbewertung vornehmen zu können, kann man sich durchaus einer Faustformel für den Praxiswert bedienen. Dadurch wird der Praxiswert entweder mit dem Jahresgewinn angegeben oder mit einem Koeffizienten (Multiplikator) berechnet, der am Gewinn bzw. am Umsatz anzusetzen ist. Da diese vereinfachten Verfahren Risiken beinhalten, hat sich das „Modifizierte Ertragswert-Verfahren“ zur Praxiswertermittlung durchgesetzt. Dabei werden nach Ermittlung der Ertragszahlen der Substanzwert und der Goodwill addiert. Wichtig ist dabei, dass zur Bestimmung des Kaufpreises zudem zukünftig zu erwartende Erträge berücksichtigt werden. Schon aus diesem Grund erklärt sich, weshalb die Praxisführung durch den niedergelassenen Mediziner die Praxisbewertung entscheidend beeinflusst.praxisführung praxisbewertung©iStock.com/Prostock-Studio

Was sollte ich bei der Praxisplanung beachten?

Die Beauftragung eines Praxisberaters und Praxismanagers ist für Sie schon länger beschlossene Sache? Sie wissen bereits, dass es dabei nicht nur um Optimierungen einzelner Prozesse oder der Organisation als solches geht? Nicht vergessen: Auch die Finanzplanung nimmt eine besonders wichtige Stellung im Gesamtprojekt ein. Das betrifft sowohl die Praxisplanung in der Allgemeinmedizin als auch die Praxisplanung den Zahnarzt betreffend.

Worum geht es in erster Linie bei der Praxisplanung bzw. der Finanzplanung? Schließlich stehen Finanzen oder Liquidität nicht unbedingt auf dem Lehrplan für angehende Mediziner! Finanzplanung betreiben bedeutet, dass ein Finanzplan erstellt werden muss. Der gesamte Prozess ist dabei an den Zielsetzungen orientiert, die der Arzt oder der Zahnarzt ins Auge gefasst haben. Zu den Eckpfeilern einer solchen Unternehmensplanung dürfen die Kapitalbedarfs- und die Liquiditätsplanung gerechnet werden. Für den Arzt oder Zahnarzt stellt sich demnach die Frage, welchen Teil vom zukünftigen Kapitalbedarf er eigen- oder fremdfinanzieren muss und wie hoch der zu erwartende Liquiditätsüberschuss der (Zahn-)Arztpraxis ist.

Plant der (Zahn-)Arzt im Rahmen der Praxisplanung die erforderlichen Kosten für Investitionen ein, so muss er gleichzeitig auch den Moment berücksichtigen, ab wann ihm bzw. der Praxis die Insolvenz droht.
Für Praxisgründer erscheint die Finanzplanung umso wichtiger. Denn sie stehen vor dem großen Projekt „eigene Praxis“, das die finanzielle Lebensgrundlage darstellen soll. Auf Basis einer meist zutreffenden Mindestumsatzkalkulation wird dem Neugründer jedoch i. d. R. der benötigte Kredit gewährt. Die Niederlassung an einem vielleicht weniger lukrativen Standort kann schließlich durch eine genauere „Standortanalyse“ verhindert werden.praxisplanung©iStock.com/piranka

Wie wichtig ist das Coaching für eine (Zahn-)Arztpraxis?

Um die Katze direkt aus dem Sack zu lassen: Das Coaching für Ärzte und Zahnärzte im Rahmen einer Praxisberatung ist schon deshalb wichtig, da der Mediziner oft gar keine Zeit hat, sich selbst um Optimierungsprozesse in seiner Praxis zu kümmern. Viele Ärzte sind einfach mit der Patientenbehandlung zeitlich bereits mehr als überladen. Jede professionelle Hilfe, die eine (Zahnarzt)Praxis wirtschaftlich und zugleich im zwischenmenschlichen Bereich weiterbringt, sollte daher willkommen sein. Dass sich aber niedergelassene Ärzte und Zahnärzte professionelle Hilfe holen, um ihre Probleme zu lösen, ist weniger im psychotherapeutischen Sinn zu verstehen. Vielmehr geht es darum, den Praxisinhaber beim Praxismanagement zu begleiten. Ganz gleich, ob dafür eine neue Arbeitskraft eingestellt wird oder eine externe Unternehmensberatung hingezogen wird.

Nicht zu verwechseln ist das Coaching beim Praxismanagement mit einem Training, das der Dienstleister anbietet. Während bei einem Training wichtige, umsetzbare Tipps an die ärztliche Hand gegeben werden, sucht das Coaching in der Arzt- und Zahnarztpraxis (auch) nach Ursachen für die negative Entwicklung. Es wird sozusagen mehr eine Ursachenbekämpfung als Symptombekämpfung betrieben. Für den Praxisinhaber liegt der Vorteil klar auf der Hand: Er erkennt unter fachlicher Anleitung die Quellen für Fehlentwicklungen. Mit der erforderlichen Bereitschaft der Führungskraft, auch eigene Verhaltensweisen zu ändern, lassen sich die Weichen wieder gewinnbringend einstellen.

Die Organisation einer Praxis umfasst beim Praxismanagement nur einen Teilbereich der anstehenden Bemühungen. Dennoch liegt hier oft das Hauptaugenmerk der Anstrengungen, um direkt spürbare Verbesserungen herbeizuführen. Durch den Blick „von außen“ gelingt es besser, die alltäglichen Arbeitsabläufe zu optimieren. Was sich über die Jahre an Missmanagement eingeschlichen hat, entgeht den Akteuren bei der täglichen Arbeit. Was nur allzu verständlich ist! Die Zeit ist ob der Masse an Terminen of knapp bemessen. Will der Arzt oder Zahnarzt die Patientenbehandlung so kompetent und vertrauensvoll wie möglich gestalten, kann schon mal die Qualität in anderen Praxisstrukturen auf der Strecke bleiben.

Daher ist es ratsam, durch das Coaching der (Zahn-)Arztpraxis eine objektive Einschätzung zu erhalten. Denn nur so können positive Veränderungen eintreten.
praxiscoaching©iStock.com/Aksana Kavaleuskaya

Welchen Sinn macht Coaching für Ärzte und Zahnärzte?

Ein Coaching für Ärzte macht dann Sinn , wenn man dadurch die sich selbst gesetzten Ziele erreicht. Und man diese Ziele eben gerade durch die Unterstützung, die man im Coaching erfahren durfte, erreichen konnte.
Wann also hat der Arzt oder Zahnarzt die Ziele erreicht? Das Coaching für Ärzte behandelt meist die gleichen großen Themen, die beim Praxismanagement gemeinsam mit dem Praxisinhaber besprochen werden. Selbst, wenn selbstverständlich ganz individuell und praxisbezogen gehandelt werden muss. Dennoch sind sich die Inhalte oft ähnlich.

Demzufolge macht das Coaching für Ärzte zum Beispiel dann Sinn, wenn die Rolle des niedergelassenen Mediziners klar umrissen ist und sich der Arzt oder Zahnarzt dementsprechend besser positionieren kann. Wenn allein dadurch die Kommunikation zum und im Praxisteam verbessert wird, sind zwei der wichtigsten Sektoren bereits abgehandelt.

Was stellt sich für den Arzt außerdem als sinnvoll heraus, wenn er sich beim Praxismanagement eines Coaches bedient?

Ein Praxismanager erfüllt seine Aufgaben immer dann zufriedenstellend, wenn es ihm gelingt, dem Arzt oder Zahnarzt mehr Entlastung zu verschaffen. Diesem ist daher immer dann geholfen, wenn das Team selbstständig Unterstützung anbietet.

Weitere Punkte, die dem Arzt beim Coaching helfen:

·        Konfliktlösung mit Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen
·        Stress besser bewältigen können und Wege zur Entspannung festlegen
·        Stärken und Schwächen herausarbeiten
·        insgesamt weniger Arbeitszeit mit positiver Auswirkung aufs Privatlebencoaching ärzte zahnärzte©iStock.com/Drazen_

Praxisorganisation – Arztpraxis: Wie lauten die 5 wichtigsten Tipps?

Einen ersten Tipp für die Praxisorganisation der Arztpraxis liefern sich viele Ärzte selbst. Und zwar indem sie den wichtigsten Schritt zum neuen Praxismanagement selbst erkennen und gehen: Einen externen Dienstleister mit dem Coaching bzw. der Praxisberatung zu beauftragen und damit im wahrsten Sinn des Wortes loszulassen von ihren vielen Aufgaben, die ihren Tag mit unzähligen Terminen füllen. Sie sind bereit, zu delegieren!
 
Was für manche Ärzte und Zahnärzte Normalität und längst Teil der Praxisphilosophie geworden ist, stellt für die meisten Praxisinhaber eine große Herausforderung dar. In Wahrheit kann das Übertragen von Arbeit auf andere so befreiend wie zeitsparend sein. Nur Mut möchte man sagen! Neben dem Coaching für das gesamte Praxismanagement kann man externe Dienstleister für viele unterschiedliche Bereiche wie z. B. Steuerrecht, Abrechnungen, Bilanzierungen etc. engagieren. Selbstverständlich kann auch das Controlling in der Praxis neu strukturiert werden.

Auf ähnliche Art und Weise kann auch das Potenzial des Praxispersonals genutzt werden. Vorhandene Kompetenzen oder durch Lehrgänge hinzu erworbene Fähigkeiten können sich, richtig eingesetzt, sowohl für den Patienten als auch für die (Zahn-)Arztpraxis selbst auszahlen.
Um bei den Mitarbeitenden zu bleiben: Für ein intaktes Praxisleben ist kaum etwas wichtiger als eine funktionierende, harmonische Kommunikation. Auch Fehler sollten daher kein Tabu sein, sondern offen angesprochen werden.

5 Tipps, um die Organisation und Abläufe einer Arztpraxis zu verbessern:

1. Qualitätsmanagement einführen
2. klare Stellenbeschreibungen und Aufgabenbereiche definieren
3. vorhandene Kompetenzen (neu) nutzen
4. Kommunikation mit dem Team verbessern
5. regelmäßige Teammeetings etablierenpraxisorganisation©iStock.com/metamorworks

Was organisiert ein Praxismanager beim Praxismarketing?

Praxismarketing ist ein Begriff, welcher der Betriebswirtschaft zuzuordnen ist. Es beschreibt die Bemühungen des Managements, die Entwicklungspotenziale einer Praxis aufzuzeigen, um zielgerichtet handeln zu können. Gegenstand dieser Marketingmaßnahmen kann z. B. eine Ärzte-Homepage sein bzw. eine Zahnarzt-Website.
 
Das Ziel des Praxismanagements kann nur sein, neue Kunden zu gewinnen und daneben den bestehenden Kundenstamm zu erhalten. Denn nur wenn diese Grundvoraussetzungen gegeben sind, ist der Fortbestand einer Praxis gesichert. Demzufolge geht es also darum, die Bedürfnisse der Patienten zu kennen. Gleichzeitig ist aber auch der Blick „nach außen“ zu richten, um beim Wettbewerb auf dem Arbeitsmarkt positiv wahrgenommen zu werden. Denn nicht der Zulauf seitens der Patienten ist aus Marketingaspekten für das Bestehen der Praxis von Bedeutung. Ebenso nimmt die Qualität der eigenen Teambesetzung eine wichtige Rolle ein, um sich von Wettbewerbern überzeugend abzugrenzen.

Werden diese beiden Ausrichtungen ausreichend berücksichtigt, profitiert nicht nur der einzelne Patient vom leistungsverbesserten Kundenservice. Auch die Praxis sichert sich somit eine positive Wirtschaftlichkeit.
Wenn Praxismarketing ein Thema ist, das sie mit Ihrer Praxis (für Zahnheilkunde) bisher fast unberührt liegengelassen haben, sollten Sie es dieses Mal richtig angehen. Zuerst einmal: Was muss ein Praxismanager organisieren, wenn er Praxismarketing betreiben will? Zunächst muss man als Praxisinhaber die Ziele kennen, die mit den Marketingaktionen verfolgt werden sollen. Sind diese festgelegt, benötigt man eine Strategie, die das Projekt Praxismarketing strukturiert und im Detail plant.

In einem ersten Schritt sollte also der Praxismarkt analysiert werden. Er gibt Aufschluss über die Bedürfnisse und Erwartungshaltungen der Patienten. Weitere Ziele der Praxismarktanalyse sind, Ergebnisse über Markt und Nachfrage bzw. die Konkurrenzsituation zu gewinnen.

Das kann beispielsweise für eine Praxis bedeuten, dass über die bisherige Praxisgestaltung hinaus, ein holistisches Praxisleitbild eingeführt werden muss. Eine sogenannte Corporate Identity würde helfen, die Leitlinien der Praxis festzulegen. Dabei geht es vordergründig um die Punkte Patientenbindung, Patientenkommunikation, Behandlungsleistungen und schließlich die Patientenbetreuung.

Um die Bemühungen in Sachen Praxismarketing vollständig zu erfassen, liegt beim Employerbranding wie erwähnt ein zusätzliches, wichtiges Augenmerk auf den Marketingstrategien und Kommunikationsmitteln, die dafür sorgen, dass das Unternehmen „Praxis“ eigene Mitarbeiter gewinnen und an sich binden kann.praxismanager praxismarketing©iStock.com/anyaberkut

Wie sollten Sie Ihre Ärzte-Homepage managen lassen?

Die Ärzte-Homepage ist das wichtigste Aushängeschild der Praxis. Kein mediales Mittel hat eine vergleichbare Reichweite. Noch immer suchen mehr als zwei Drittel der Patienten den passenden Arzt übers Internet. Daher kommt ihr beim Praxismarketing auch eine besondere Stellung zu. Bei der Frage, wer die Arzt-Website am besten managt, bieten sich zahlreiche Agenturen an. Viele von ihnen sind extra auf Webdesign für Ärzte und Zahnärzte spezialisiert. Die Vorteile, auch diese Aufgabe im Praxismanagement an einen externen Dienstleister abzugeben, liegen auf der Hand: Zum einen hat der Praxisinhaber höchstwahrscheinlich gar keine Zeit, sich um ein zusätzliches Projekt zu kümmern. Zumal man wissen muss, dass das Errichten einer Website auch länger als 4 – 6 Wochen dauern kann. Zum anderen übernehmen bei einer Agentur Profis die durchaus anspruchsvolle Aufgabe, den digitalen Auftritt möglichst perfekt erscheinen zu lassen. Und gutes Webdesign für Ärzte hört nicht beim Arzt-Logo auf.

Die Spezialisten für die Arzt-Website managen und „launchen“ schließlich den fertigen Auftritt. Die Pflege der Website, also Veränderungen oder Ergänzungen vorzunehmen, kann gegen zusätzliche Kosten ebenfalls von einer Agentur übernommen werden. Da jedoch meist das anwenderfreundliche CMS „WordPress“ verwendet wird, kann die Aufgabe, eine Ärzte-Homepage zu betreuen, auch von Praxismitarbeitern erledigt werden. Diese müssen dafür nicht extra über Programmierkenntnisse verfügen.  ärzte homepage©iStock.com/sefa ozel

Wie unterscheidet sich eine Zahnarzt-Website?

Eine Zahnarzt-Website hat für den Zahnarzt im Grunde die gleiche Bedeutung wie die Ärzte-Homepage für den Allgemeinmediziner. Der erstklassig erstellte Webauftritt soll souverän und professionell wirken und dabei alle wichtigen Informationen für den Patienten bereithalten. Was jedoch viel wichtiger ist: Wie kommt die Homepage der Zahnärzte bei der großen Konkurrenz beim suchenden Patienten an? Der Patient mit Zahnschmerzen legt bei der bevorstehenden Behandlung seiner Zähne viel mehr Gewicht auf Vertrauen und Kompetenz des Zahnarztes, als es bei einer Routineuntersuchung bei seinem Hausarzt der Fall wäre. Daher kann das Praxismarketing für Zahnärzte, bezogen auf ein spezielles Webdesign für Zahnärzte, durchaus eine unterschiedliche Herangehensweise verlangen.

Wenn sich der Patient demzufolge nach dem passenden Zahnarzt im Netz umsieht, dann freut er sich, wenn er die benötigten Informationen schnell findet. Hinzu kommt der Wohlfühlmoment, der über das längere Verweilen auf der Website entscheidet. Daher kommt es sehr auf die Webdesignkunst an, dem Patienten genau dieses Gefühl zu vermitteln.

Daneben muss der Patient die Zahnarzt-Website natürlich erst einmal finden. Wie bei der Website beim Arzt, muss dementsprechend auch die Suchmaschinenoptimierung (SEO) beim Zahnarzt ernst genommen werden. Denn Webdesign und SEO gehören nun mal untrennbar zusammen.zahnarztwebsite©iStock.com/milindri

Wie gelingt die digitale Patientenakquise?

Warum kostet Praxismarketing so viel Zeit und Geld? Und ist das nicht am Ende aus dem Fenster geschmissenes Geld? Mitnichten! Der Arzt oder Zahnarzt, der sich beim Praxismanagement für ein sorgfältig geplantes Praxismarketing entscheidet, investiert in seine Praxis. Besser gesagt, in die Patientenkommunikation bzw. in seine Patienten selbst, die seine Praxis am Leben erhalten.

Daher ist es eminent wichtig bei der Praxisberatung, den Patienten die Benutzerfreundlichkeit („usability“) so bequem wie möglich zu gestalten. Gerade wenn es um die Kontaktaufnahme geht, sollten sich dem Patienten alle Möglichkeiten sofort anbieten. Die Patientenakquise-Definition könnte man so umschreiben: die erfolgreiche und effiziente Neugewinnung von Patienten sowohl im Internet (online) als auch durch Offline-Maßnahmen.

Während ein Patient gern Informationen auf der Website sammelt und den Arzt oder Zahnarzt anschließend zwecks Terminvereinbarung anruft, sind andere wesentlich zögerlicher. Sie wünschen es anonymer und bevorzugen den E-Mail-Kontakt bzw. die digitale Terminbuchung. Gerade die letztgenannte Version findet ebenso wie Videosprechstunden immer mehr Anhänger. Wer dem potenziellen Patienten somit lange Warteschleifen am Telefon erspart, kann sich dank der vereinfachten Terminbuchung eines neuen Kunden beinahe schon sicher sein. Ein weiterer Vorteil liegt in der Möglichkeit, den Termin zu jeder Tages- und Nachtzeit einzugeben.

Ganz gleich welche Art der Kontaktaufnahme letztendlich gewählt wird, die Praxis sollte alle Optionen auf ihrer Website bereithalten und die erforderlichen Kontaktdaten schnell und leicht auffindbar gestalten.digitale patietenakquise©iStock.com/Natali_Mis

Worin unterscheiden sich Praxismanagement-Jobs?

Der Vergleich mag etwas hinken – aber nicht nur die Stadt Rom wird über viele Wege erreicht. Auch der Job der Praxismanagerin oder des Praxismanagers kann über viele verschiedene Pfade angegangen werden. Das erklärt sich vor allem durch die zahlreichen Aufgaben, die eine Praxismanagerin bzw. ein Praxismanager zu erledigen bzw. zu erfüllen hat. Das Praxismanagement für MFA (Medizinische Fachangestellte) und ZFA (Zahnmedizinische Fachangestellte) ist sowohl für die Teilnehmer sowie für die „Profiteure“ dieser Dienste gleich aus mehreren Gründen interessant. So kann man sich über Lehrgänge oder ein Fernstudium in vielen Bereichen ausbilden lassen. Dabei kommt es verstärkt auf die beruflichen Ziele an. Während die einen die Teamleitung oder gleich das gesamte Praxismanagement übernehmen sollen, überlegen andere vielleicht mit neuer Aufgabe und auch höherem Gehalt in einer anderen Praxis einzusteigen.

Bei der Praxisberatung für den Arzt und Zahnarzt kommt es ebenfalls darauf an, welche Bereiche er erneuern, optimieren und dementsprechend vielleicht neu besetzen möchte. Will er gleich das gesamte Praxismanagement auf den Prüfstand stellen? Oder reicht es ihm, wenn er nur einzelne Teilbereiche neu strukturiert?

Dem Angebot an Ausbildungslehrgängen entsprechend gibt es somit viele Spezialisten, die das Personal einer Praxis bereichern können. Die Fachbereiche bzw. Kompetenzen reichen von rein betriebswirtschaftlichen Kenntnissen oder steuerlichen Aspekten über Mitarbeiterführung bis hin zum klassischen Qualitätsmanagement oder Abrechnungsfragen.praxismanagement jobs©iStock.com/BenAkiba

Praxisberatung: Können MFA das Praxismanagement übernehmen?

Wie bereits ausgeführt, können sich Medizinische Fachangestellte zu Praxismanagerinnen ausbilden lassen. Ob Medizinische Fachangestellte aus dem Mitarbeiterteam einer Praxis auch Praxismanagement-Aufgaben übernehmen und durchführen sollten, steht auf einem anderen Blatt. Dies ist natürlich individuell zu entscheiden und kann in der Praxisberatung validiert werden.  

Von Bedeutung kann dabei die Größe der Praxis bezogen auf die Anzahl der Mitarbeitenden sein. Daneben spielen die vom niedergelassenen Arzt vorgegebenen Anforderungen eine Rolle. Welche Ziele sollen mit welchen Mitteln erreicht werden? Zwei Faktoren, die den speziellen Aufgabenbereich der neu erwählten Praxismanagerin im Detail bestimmen. Probleme können im hier geschilderten Fall dann entstehen, wenn der neue Aufgabenbereich mit bisherigen bzw. parallel dazu auszuführenden Aufgaben kollidiert. Gleichzeitig könnte sich eine fehlende Akzeptanz der MFA durch das Kollegium als problematisch erweisen.

Es ist daher grundsätzlich anzuraten, das Praxismanagement lieber „von außen“ begutachten und auch durchführen zu lassen. Der objektive, unbefangene Blick aus der Praxisberatung kann hier Gold wert sein. Denn er vereint die Erledigung aller Praxismanagement Aufgaben in einer Person. Eine neu eingestellte Fachkraft oder eine beauftragte, externe Unternehmensberatung können das Unternehmen „Praxis“ neu beurteilen und bewerten. Vor allem wenn das wichtige Thema „Kommunikation in der Praxis“ neu definiert und umgesetzt werden muss, ist es von Vorteil, wenn die neue Praxismanagerin der neue Praxismanager eben nicht in bisherige Strukturen und Gewohnheiten eingebunden war.mfa praxismanagement©iStock.com/stockfour

Sollte das Praxismanagement ZFAs überlassen werden?

Selbstverständlich kann auch zahnärztliches Praxismanagement von Zahnmedizinischen Fachangestellten (ZFA) übernommen werden. Bis auf die dem niedergelassenen Zahnarzt zukommende zahnmedizinische Patientenbehandlung sind die organisatorischen Praxisaufgaben mit einer Arztpraxis eines anderen Fachbereichs vergleichbar. Daher sind auch in der Zahnarztpraxis Aufgaben zu erledigen, die einer Praxismanagerin zugeteilt werden können.

Aufgaben beim Praxismanagement (ZFA):

·        Praxisorganisation
·        Teamorganisation
·        Abrechnung
·        Steuerrecht
·        Qualitätsmanagement
·        Praxismarketing
·        Öffentlichkeitsarbeit
·        Pflege des Online-Auftritts
·        u. a.
 
Ein größerer Unterschied könnte jedoch in der deutschlandweiten „Neugliederung“ der Zahnarztpraxen liegen. Denn diesbezüglich ist in den letzten Jahren ein eindeutiger Trend im Dentalmarkt zu verzeichnen: Danach sprießen Zahnmedizinische Versorgungszentren wie Pilze aus dem Boden und verdrängen mehr und mehr die klassischen Einzelpraxen.

Eine Entwicklung, die sich auch auf das Praxismanagement durch ZFA auswirkt. Wie wir erfahren haben, können sich interne Mitarbeitende als Praxismanager – neben bekannten Risiken – durchaus als vorteilhaft erweisen. Sie kennen das tägliche Praxisleben und die damit zusammenhängenden Probleme. Sie wissen als speziell ausgebildete Praxismanager womöglich am besten, welche Hebel man ansetzen muss, um die Prozesse in der Praxis zu verbessern. Zahnmedizinische Versorgungszentren sind jedoch oft bedeutend größer als eine Einzelpraxis, wodurch sich auch das Praxismanagement anders gestaltet. Hier ist daher zu bedenken, dass dadurch neue Formen von Praxismanagement erforderlich sind, die von einer Einzelperson nur schwer zu bewältigen sein dürften.zfa praxismanagement©iStock.com/leaf

Praxisberatung: Wie wird die Aufgabe „Personal Arztpraxis“ gelöst?

Übernehmen Ärzte oder Zahnärzte eine bestehende Praxis, so sind sie rechtlich dazu verpflichtet, das vorhandene Personal zu übernehmen. Wenn einem das Personal treu bleibt, kann das in Zeiten von Fachkräfte-Mangel von Vorteil sein für den Praxisübernehmer. Was aber, wenn man eine neue Mitarbeiterin als Praxismanagerin einstellen möchte? Was ist dabei zu bedenken und wie stellt man am besten ein?

Um sich von der übergroßen Konkurrenz abzuheben, bedarf es heutzutage etwas mehr als eine gewöhnliche Anzeige zu schalten. Eine klassische Stellenausschreibung, um das Personal der (Zahn-)Arztpraxis zu erweitern, ist zwar weiterhin erfolgversprechend. Die sollte jedoch optisch wie inhaltlich so überzeugend aussehen, dass sich zukünftige Mitarbeiter direkt darin wiederfinden. Daneben sollten alle sonstigen Register der möglichen Kontaktaufnahme gezogen und genutzt werden. Daher spielt auch die Nutzung der Social-Media-Kanäle eine große Rolle. Viele Praxen verfügen bereits über einen solchen Auftritt. Somit ist eine Ausschreibung darüber nicht nur kostenlos. Sondern es bietet sich praktischerweise auch an, ein geeignetes Praxismanagement über Facebook & Co. zu suchen.

Zusätzlich können Sie bei einem Beratungsunternehmen anfragen, Ihnen beim Praxismanagement behilflich zu sein.personal arztpraxis©iStock.com/Peopleimages

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